7 dingen die je morgen moet automatiseren in je transportbedrijf

Als transportbedrijf ben je dagelijks veel tijd kwijt om vragen van klanten te beantwoorden en grip te houden op je orders, vrachtbrieven, emballages en facturen. Allemaal processen die je slimmer en efficiënter kunt inrichten met een transport managementsysteem (TMS). In dit artikel delen we 7 manieren waarop je – van order tot factuur – snel winst kunt behalen door te automatiseren.

Als middelgroot transportbedrijf wordt het steeds lastiger om aan de eisen van je klanten te voldoen. Ze verwachten betrouwbare service, flexibiliteit en stiptheid. Met pen & papier, spreadsheets en verouderde systemen ga je die ontwikkelingen niet lang meer bijbenen. Je weet dat je op termijn de processen in je transportbedrijf moet automatiseren. Maar waar moet je beginnen? Pak eerst de dingen aan waar je snel winst kunt behalen. De processen die cruciaal zijn voor je bedrijf en ogenschijnlijk simpel lijken, maar stiekem toch veel handmatig werk vergen. Ik zet voor je op een rij welke processen dat zijn, hoe je ze eenvoudig automatiseert en wat voor winst je ermee behaalt.

1. Laat klanten zelf orders aanmaken
Klanten verwachten dat je orders zo snel mogelijk levert. Dat blijkt in praktijk vaak lastig. Het verwerken van orders vergt veel tijd en is een foutgevoelig proces.

Je werkt misschien nog in spreadsheets om handmatig orders in te voeren. Daar gaat nog wel eens iets mis. Je voert adresgegevens verkeerd in of je ziet net over het hoofd dat een klant de levering voor 10 uur wil ontvangen. Dat zorgt niet alleen voor extra kosten, maar je krijgt ook ontevreden klanten. Bovendien leg je veel informatie over klanten niet centraal vast. Details en afspraken bevinden zich vaak in de inbox of het hoofd van je collega’s. Als personen ziek of afwezig zijn, kost het je veel moeite om de juiste informatie boven tafel te krijgen.

Dat kan slimmer! Laat je klanten bijvoorbeeld zelf orders plaatsen en de voortgang van hun order monitoren met een portal. Werk je met klanten die liever vanuit hun eigen systeem orders plaatsen? Koppel dan het systeem van klanten met je orderverwerking. Een derde optie is om een e-mailtemplate met vaste velden aan te bieden, waarmee je klanten eenvoudig orders kunnen plaatsen per e-mail. In alle gevallen leveren je klanten zelf adresgegevens, tijden en instructies aan. Stel dat je dagelijks 75 orders verwerkt. Je automatiseert 80 procent van dit proces en bespaart per order 3 minuten. Dan levert die automatisering je iedere dag een tijdwinst op van 180 minuten, oftewel 3 uur.

“Door de papierwinkel te digitaliseren kun je het proces van order tot factuur versnellen”

2. Weg met papieren vrachtbrieven
Vrachtbrieven laat je mogelijk nog op papier ondertekenen en daarna worden ze ingescand of mee teruggenomen door je chauffeurs. Op kantoor moet je de vrachtbrieven vervolgens aan de juiste orders koppelen om te kunnen factureren. Dat is een traag proces met veel handmatige handelingen. Zeker als je maandelijks tientallen orders, vrachtbrieven en facturen moet verwerken. Door deze papierwinkel te digitaliseren kun je het proces van order tot factuur versnellen en verbeteren. Met de juiste ordergegevens – zie tip 1 – kun je automatisch een digitale vrachtbrief genereren. Je chauffeurs kunnen het document af laten tekenen op een smartphone of tablet. Zodra de klant de vrachtbrief goedkeurt, genereer je automatisch een factuur. Zet je klant liever zijn handtekening met een pen? Dan geef je jouw chauffeur een papieren vrachtbrief mee met een barcode. Na ondertekening maakt de chauffeur een foto, stuurt die naar je door en hoef je alleen de barcode te scannen. Direct wordt de vrachtbrief aan de juiste order gekoppeld en klaargezet voor facturatie. Zo haal je veel handmatige stappen uit een vrij eenvoudig proces.

3. Feilloze facturatie
Hoe lang duurt het in jouw organisatie voordat een order gefactureerd is? Je wilt een factuur natuurlijk direct de deur uit doen als je een order geleverd hebt. In de praktijk kost het echter veel tijd om de juiste orders, vrachtbrieven en facturen bij elkaar te zoeken. Daardoor vergeet je wel eens te factureren of zijn facturen onvolledig. Met als gevolg dat je klanten ontevreden opbellen om te vragen waar hun factuur blijft of te melden dat de tarieven op de factuur niet kloppen. Bovendien kom je er zelf maanden later achter dat je boekhouding niet klopt. Vervolgens moet je alle orders van het afgelopen jaar doorspitten om erachter te komen waar het tekort is ontstaan.

Een inefficiënt facturatieproces is snel te verbeteren. Dat begint bij je orderverwerking. Zoals eerder uitgelegd kun je een factuur automatisch genereren als je digitale ordergegevens op orde zijn en je daar je vrachtbrieven aan koppelt. Zo verzamel je alle benodigde documenten in één dossier en kun je met een druk op de knop de juiste factuur versturen naar je klanten. Bovendien krijg je beter inzicht in welke orders nog gefactureerd moeten worden. Door vooraf ook afspraken over tarieven vast te leggen en automatisch te koppelen aan de juiste orders, kun je op basis van de orderkenmerken automatisch de opbrengsten bepalen. Zo vergeet je geen toeslagen meer en weet je zeker dat de juiste opbrengsten op een order staan. Dat voorkomt discussies met klanten en zorgt ervoor dat je boekhouding klopt. Je kunt veel sneller factureren en bent weinig tijd kwijt om te controleren of je het juiste factureert. En dat scheelt flink wat uren als je wekelijks tientallen facturen de deur uit doet.

4. Eersteklas emballage
Het bijhouden van de emballage doe je vaak nog in losse spreadsheets of in een applicatie die niet gekoppeld is met je TMS-software. Dat maakt het lastig om goed zicht te krijgen op de emballage die je nog tegoed hebt van klanten of wat je nog terug moet leveren aan leveranciers. Dit kun je oplossen door de registratie van je emballage te integreren met je order- en ritplanning. Je kunt per eenheid of klant/leverancier instellen welke emballage je moet registreren. Zo weten je chauffeurs per order of rit direct hoeveel emballage ze moeten leveren of terugkrijgen. Je vergroot daarmee de betrouwbaarheid van je emballage-registratie en het biedt je de mogelijkheid om eenvoudiger te rapporteren over je emballage.

“Je bepaalt moeiteloos het rendement per klant, regio of voertuig.”

5. Duidelijke communicatie met chauffeurs
Je planners zijn vaak veel tijd kwijt om chauffeurs van de juiste informatie te voorzien. Dat zorgt soms voor ruis op de lijn. Je planners geven niet alle informatie goed door of sturen chauffeurs nog wat extra informatie door als ze al onderweg zijn. Daardoor vergeten chauffeurs bijvoorbeeld goederen te laden, kunnen ze een adres niet vinden of veroorzaken ze gevaarlijke situaties op de weg omdat ze worden afgeleid. Deze situaties wil je graag voorkomen. Dat kan door een slimme boordcomputer te gebruiken met geïntegreerde navigatie en die te koppelen met je transport managementsysteem. Zo kun je chauffeurs automatisch opdrachten en alle bijbehorende informatie sturen, zonder ze te storen tijdens het rijden. Op basis van de coördinaten die je verbindt aan een opdracht, navigeren je chauffeurs naar hun bestemming zonder dat zij zelf het adres in moeten voeren. En met de boordcomputer kan een chauffeur eenvoudig terugkoppeling geven over de voortgang van de rit. Op bestemming kan hij via de boordcomputer een foto van de getekende vrachtbrief sturen. Zo hoef je niet te wachten op je chauffeurs om opdrachtgevers te informeren, orders te controleren en de facturatie te starten.

6. Zicht op rendement
Het kost vaak veel tijd om te analyseren wat je per klant, per rit, per eenheid of qua goederen hebt vervoerd. Dat geldt ook voor je nacalculatie om erachter te komen welke diensten je rendement opleveren of wat je juist geld kost. Met een TMS-systeem kun je met een verdelingsmethodiek eenvoudig kosten en opbrengsten verdelen over je ritten en orders. Bij ritten waar je gebruikmaakt van een depot, omwisselen of een chauffeurswissel registreert het systeem dit en wordt je verdeling automatisch aangepast. Hierdoor bepaal je moeiteloos het rendement per klant, regio of voertuig. Deze cijfers kun je visueel en interactief maken met rapportages, analyses en dashboards om sneller inzicht te krijgen. Zo kun je bijvoorbeeld beter beoordelen of je huidige tariefafspraken voldoende opleveren.

7. Charters
Als transportbedrijf heb je per seizoen of per jaar altijd te maken met piekmomenten. Om op die momenten voldoende capaciteit te hebben, maak je gebruik van een flexibele schil met charters. Deze externe krachten beschikken vaak niet over dezelfde boordcomputers als je eigen voertuigen. Daardoor zijn je planners veel tijd kwijt om charters handmatig of via de telefoon te informeren over opdrachten. Met een Driver app is dat niet meer nodig. Chauffeurs downloaden de applicatie op hun telefoon, loggen in en zien direct alle taken die ze moeten uitvoeren. Ze beschikken over veel functionaliteiten van een boordcomputer. Ze ontvangen opdrachten, krijgen ritinformatie en kunnen zendingen digitaal af laten tekenen en foto’s toevoegen. Alle informatie komt op dezelfde manier bij je organisatie binnen als bij een boordcomputer. Bijvoorbeeld werkelijke laaddatums en -tijden, eventuele manco’s, tekorten en emballage-informatie. Dat levert een flinke tijd- en kostenbesparing op binnen je organisatie. De communicatie tussen chauffeurs en planners verbetert en je vermindert de papierstroom aanzienlijk.

Behaal snel 80 procent van je winst
Dit zijn slechts een paar voorbeelden van zaken die je als transportbedrijf kunt automatiseren, maar wel de processen waar je snel verbetering ziet en die misschien wel 80 procent uitmaken van de totaal te behalen winst door automatisering. Het zijn de bedrijfskritische processen die ervoor zorgen dat je klanten beter kunt bedienen en je intern efficiënter werkt. Uiteindelijk leg je daarmee de basis voor de verdere optimalisatie van je transportbedrijf.