De planner van de toekomst

Niemand kan in de toekomst kijken, maar de kans dat het werk van de transportplanner er over vijf jaar nog net zo uitziet als nu is klein. Het overnemen van werk door software (en robots) gaat aan de transportbranche niet voorbij. Is dat erg? Nee, want daarmee krijgt de planner juist tijd beschikbaar om slimme verbeteringen door te voeren.

Voor veel transportbedrijven is software om goed te plannen geen leuk extraatje, maar een voorwaarde om door te kunnen groeien, risico’s uit te bannen en beter tegemoet te komen aan de toenemende eisen van klanten. Tijdige en betrouwbare informatie over de transportplanning is misschien de belangrijkste factor voor continuïteit op de lange termijn.

Wie kent niet de situatie waarin een transportplanner ziek is en niemand precies weet wat de status van een order is? Of het geval dat een chauffeur vertraging oploopt en de klant niet geïnformeerd is? Of de chauffeur die bij een losadres staat waar zijn combinatie niet bij kan of die het juiste materieel niet bij zich heeft? Fouten maken is menselijk, maar gelukkig maken computers ze een stuk minder.

Software wordt steeds slimmer en hoewel transportplanning een complex vak is, kan ook hier een groot gedeelte van de repeterende taken goed geautomatiseerd worden. We leggen graag uit waarom dat het werk van de planner alleen maar leuker maakt.

“Verdwijnt het werk van de planner dan langzamerhand? Nee! Zeker niet!”

Wat is de belangrijkste basis voor een goede transportplanning? Kennis over alle aspecten van het bedrijf en de transportmarkt. Een planner kan niet zonder informatie over klanten, tarieven, materieel, chauffeurs, losadressen, wet- en regelgeving en prijsafspraken. Maar waar ligt die informatie vaak opgeslagen? In het beste geval in Excel of in diverse losse systemen. In het slechtste geval in het hoofd van de planner. In beide situaties geen houdbare situatie voor de lange termijn.

Goede TMS-software is in staat alle bedrijfsinformatie vast te leggen en automatisch toe te passen bij het inplannen van orders. Een grafisch planbord geeft snel overzicht over de transportplanning en welke orders nog niet gepland zijn. Uitzonderingen en knelpunten kunnen automatisch gesignaleerd worden.

Nog belangrijker, op die manier zijn minder ervaren medewerkers ook in staat om (een gedeelte van) de transportplanning te doen. Planning van orders hoeft ook niet meer volgordelijk te worden uitgevoerd, maar planners kunnen bijvoorbeeld verschillende onderdelen van een opdracht tegelijkertijd plannen. Inplannen van orders gaat veel sneller, maar ook met minder fouten. Dat betekent tijdswinst en minder stress voor medewerkers en bovendien een tevredener klant.

Als er op die manier steeds meer geautomatiseerd wordt, verdwijnt het werk van de planner dan langzamerhand? Nee! Waar een planner nu vaak 80% van de tijd bezig is met administratieve handelingen en 20% met daadwerkelijk plannen, zal dat verschuiven. Repeterende werkzaamheden verdwijnen en de focus komt naast het plannen op analyse en procesverbetering te liggen.

“De planner als aanjager van het optimaliseren van de marge”

Als software gaat helpen om sneller, in minder tijd en op meer momenten te plannen en geautomatiseerd te factureren, wat wordt dan de rol van de planner in de toekomst? Misschien is die rol het best te vergelijken met die van een business controller. De transportplanner is geen financieel expert, maar hij weet wel als geen ander welke zaken invloed hebben op de financiële resultaten van de onderneming. Hij kent immers het verhaal achter de cijfers.

Waarom halen we bij de ene klant een hogere marge dan bij de andere? Waarom levert de ene regio meer op dan de andere? Hoe kunnen we de beladingsgraad optimaliseren? Kunnen we door slimmer te rijden de kosten per kilometer verlagen? Rijden we op deze route wel of niet met LZV’s? De antwoorden op deze vragen geven direct mogelijkheden om de resultaten te verbeteren.

Een bijkomend voordeel van geïntegreerde software die het hele proces van order tot factuur ondersteunt, is dat alle gegevens op één plek beschikbaar zijn voor analyse. Dat biedt de ruimte om allerlei gedetailleerde omzet- en kostenallocaties uit te voeren – per land, regio, klant, opdracht, rit, voertuig of chauffeur – en op zoek te gaan naar achterliggende mogelijkheden voor verbetering.

De planner wordt daarmee veel meer een interne adviseur. Moeten we iets met de verkoopprijzen doen? Kunnen we afspraken met klanten maken om op andere momenten aan te leveren? Welke wederprestatie kunnen we deze klant vragen voor de korting die we geven? De transportplanner als aanjager van het optimaliseren van de marge. Marge die op de lange termijn het verschil kan maken tussen winnen en verliezen!