Het digitaal transportbedrijf

Geen bedrijfstak ontkomt aan de veranderingen die ICT-ontwikkelingen teweegbrengen. Ook de transportbranche niet. Op eigen initiatief of onder druk van klanten. Alleen door ICT serieus te omarmen en bedrijfsprocessen slim te digitaliseren, kunnen transportbedrijven relevant blijven.

Misschien denk je als transportondernemer dat je het nog redt met papier, spreadsheets, traditionele systemen en hard werken, maar die situatie is niet lang meer houdbaar. Je planning wordt steeds complexer, klanten vragen om steeds meer inzicht, en snel en foutloos werken wordt steeds meer een voorwaarde voor succes.

Moderne technologie biedt een scala aan mogelijkheden om een transportbedrijf sneller, efficiënter en vooral slimmer te laten werken. Denk aan cloud-oplossingen, planrobots en automatische uitwisseling van gegevens met klanten en leveranciers. De vraag is niet meer of je die technologie moet inzetten, maar hoe snel je dat voor elkaar krijgt.

Graag geven we je hier een aantal voorbeelden hoe moderne TMS oplossingen je kunnen helpen om je volledige proces, van order tot factuur, te automatiseren en digitaliseren. Zodat je een echt transparant, klantgericht, digitaal transportbedrijf creëert. Klaar voor de toekomst!

“Gegevens, regels en afspraken vastgelegd op één centrale plek”

Eén van de grootste voordelen van automatiseren? Dat kennis niet meer in de hoofden van bepaalde mensen zit, maar digitaal beschikbaar is voor iedereen. Kennis over klanten, losadressen, lostijden, chauffeurs, regelgeving, tarieven, prijsafspraken en nog veel meer. Als iedereen en elk proces die informatie eenvoudig kan gebruiken om slimmer te werken, levert dat enorm veel tijdwinst op.

Als kennis is geborgd in een (geïntegreerd) softwaresysteem, zorgt dat er bovendien voor dat heel veel handmatige processen geautomatiseerd kunnen worden. Bijvoorbeeld het automatisch controleren en aanvullen van (digitaal) binnenkomende orders.

En wat zou het betekenen voor je planningsproces als alle beschikbare regels en afspraken beschikbaar zijn voor een digitaal planbord? Goede planningsoftware kan op basis van vastgelegde informatie – regelgeving, milieuwetten, losadressen, openingstijden, klantafspraken, voertuigen, chauffeurs – planningen automatisch doorrekenen en signaleren over afwijkingen en knelpunten.

Heb je alle gegevens op één plek, dan wordt het natuurlijk ook veel makkelijker om informatie te delen met klanten, chauffeurs en boordcomputers. Ritlijsten, vrachtbrieven, rapportages of bestanden voor klanten? Allemaal met een druk op de knop te genereren. Hoeveel tijd gaat dat niet schelen?

Waar ICT je verder mee gaat helpen? Om sneller te werken en veel minder fouten te maken. Dat scheelt niet alleen veel tijd en geld, je klanten worden er vooral veel blijer van. Als je geautomatiseerd kunt plannen en beter kunt inspelen op veranderingen in de planning, ben je gewoon vaker op tijd op de goede plek met de juiste goederen. En als informatie over de planning steeds transparant beschikbaar is, kun je klanten precies vertellen wanneer je denkt te gaan lossen. Sterker nog: die informatie kunnen ze gewoon zelf raadplegen, waar en wanneer ze maar willen.

“Snel, volledig en betrouwbaar factureren”

Goede software helpt je bovendien om alle taken die bij een order horen (emballage, vrachtbrief etc.) af te vinken, facturen met alle bijlagen automatisch te genereren op basis van de prijsafspraken, en die door te zetten naar klanten en de boekhouding. De kans op fouten in een factuur zijn daardoor minimaal. Hoeveel tijd kost je dat nu met Excel of op papier?

En dan raken we nu nog alleen maar aan de ‘basisprocessen’ van een transportbedrijf. In complexere situaties is de waarde van slimme automatisering nog veel groter. Denk aan slim gebruik van regio-indelingen met geofencing of het slim plannen van LZV-combinaties die door meerdere landen met verschillende regelgeving rijden. Of het werken met diverse depots en samenwerkende partnerbedrijven.

Geïntegreerde software helpt je bovendien om, op basis van kosten- en omzetallocaties, analyses te doen van het rendement per regio, klant of wagen. Zodat je continu kunt bijsturen om je marge te vergroten.

Het mag duidelijk zijn, ICT is niet meer weg te denken in een modern transportbedrijf. Onder druk van eisen en wensen van klanten zal het slim gebruik van technologie op de lange termijn dé factor zijn die bepaalt wie wel of niet overleeft in deze concurrerende markt.