Cuppen Coldstore

TOPS ontwikkelde in samenwerking met Cuppen Logistics/ Cuppen Coldstore een warehouse management (WMS)-functionaliteit. Deze oplossing integreert volledig met het transport managementsysteem (TMS) van TOPS en helpt middelgrote transportbedrijven om hun warehousing sneller, eenvoudiger en beter te beheren. Michiel Sanders, directeur van Cuppen Logistics/ Coldstore, vertelt in dit interview hoe zijn bedrijf meer grip heeft op het warehouse door slim te automatiseren

Wat was jullie uitdaging?
“Van oorsprong is Cuppen Logistics een transportbedrijf. Sinds 2012 bieden wij onze klanten onder de naam Cuppen Coldstore echter ook de mogelijkheid om producten bij ons geconditioneerd op voorraad te houden. We doen veel gekoelde opslag voor plantenkwekers en agrarische bedrijven. Verdeeld over drie locaties hebben we pakweg zestig koelcellen staan. De vraag van onze klanten naar warehousing groeit en daarom hebben we de laatste jaren behoorlijk wat koelinstallaties bijgebouwd. Daardoor hadden we echter steeds meer moeite om alle voorraden bij te houden. Het was lastig om pallets en kisten te traceren, omdat we zo veel koelcellen hebben en ook nog op diverse locaties. Bovendien hadden we moeite met de facturering, omdat het vaak lastig was om te achterhalen hoe lang en waar we bepaalde goederen hadden opgeslagen. We hielden de volledige administratie van ons warehouse bij in Excel. Daardoor vergaten we soms om gegevens in te voeren of werd informatie verkeerd ingevoerd. Dat zorgde voor frustraties, discussies en onvrede bij klanten. Daarom werd het tijd om ons warehouse te automatiseren.”

“Met de WMS-functionaliteit van TOPS maken we een transportopdracht aan en met één klik maken we direct ook een order aan voor het warehouse.”

Hoe hebben jullie dat opgelost?
“We wilden ons warehouse zo goed mogelijk integreren met onze transporttak. Daarom zijn we in gesprek gegaan met TOPS, leverancier van ons transport managementsysteem (TMS), om hun softwareoplossing uit te breiden met functionaliteit voor warehouse management (WMS). Daar werd positief op gereageerd. Vervolgens zijn we samen aan de slag gegaan om de WMS-functionaliteit te ontwikkelen. In mei 2020 zijn we begonnen met het project en in september 2020 startte de eerste proef. Inmiddels zijn we voor 90 procent operationeel.”

Wat zien jullie nu voor resultaten?
“We hoeven gegevens niet meer dubbel in te voeren. Voorheen moesten we transportgegevens in ons TMS-systeem invoeren en dan de uitslag van het warehouse in Excel overtikken. Nu maken we een transportopdracht aan en met één klik maken we direct ook een inslagorder aan. En als we een uitslagorder creëren, kunnen we ook direct weer een transportopdracht maken. Dus als een klant wil dat we pallets laden in Breda en vervolgens lossen en opslaan in een van onze koelcellen Horst, doen we dat in een handomdraai. Het enige wat we hoeven te doen, is aangeven welke vracht opgeslagen of getransporteerd moet worden.”

“We weten straks zeker dat wat er op de factuur staat, ook klopt met wat de klant bij ons in voorraad heeft”

Beter zicht op voorraden

“Daarnaast kunnen we alle goederen tot op colli-niveau in realtime volgen. Zo hebben we altijd inzicht in de voorraden in ons warehouse. We kunnen klanten veel nauwkeuriger informeren over hun voorraad en waar die staat. En bij de facturatie weten we ook zeker dat wat er op de factuur staat, ook klopt met wat de klant bij ons in voorraad heeft. Bovendien zijn alle goederen ook achteraf beter te traceren. Als onze klant bijvoorbeeld een klacht heeft over de kwaliteit van zijn goederen, kunnen we achterhalen hoe dat komt. Maar we weten ook precies wanneer goederen binnen zijn gekomen. Zo kunnen we zien of een leverancier misschien te vroeg heeft geoogst en de kwaliteit daardoor mogelijk minder is. Dat maakt een gesprek met een klant een stuk eenvoudiger.”

Precies weten waar producten staan

“We zijn ook veel minder tijd kwijt om bepaalde goederen te vinden. Vroeger moesten we op een plattegrond zoeken waar bepaalde voorraden stonden. Nu zien we in het WMS-systeem direct op welke locatie een product staat, in welke rij en op welke pallet. Bijkomend voordeel is dat we minder fouten maken met orderpicken. Alle producten worden voorzien van labels als we ze opslaan. Die labels scannen we ook bij het orderpicken. De scanner is gekoppeld met het WMS-systeem en geeft aan wanneer iemand de verkeerde pallet pakt. Daardoor krijgen klanten altijd de juiste goederen en kunnen we pallets ook niet meer kwijtraken.”

“We hebben goed met elkaar afgestemd wanneer bepaalde functies opgeleverd zouden worden en TOPS kwam die afspraken na”

Hoe ervaar je de samenwerking?
“De communicatie bij de implementatie van de WMS-functionaliteit verliep goed. Daarin liet TOPS zien dat ze geleerd hebben van het vorige project met het TMS-systeem. Toen was ik best kritisch, maar nu verliep het vrij soepel. Natuurlijk liepen we wat vertraging op, maar dat kwam vooral omdat we een aantal functies hebben toegevoegd die niet gepland waren. Maar die voegen nu wel veel waarde toe voor ons. We hebben goed met elkaar afgestemd wanneer bepaalde functies opgeleverd zouden worden en TOPS kwam die afspraken na.”

Wat kon er in jouw ogen beter?
“Ik denk dat we bij het traject de impact op onze mensen hebben onderschat. Je kunt in theorie van alles bedenken, maar de praktijk is vaak weerbarstig. Op het moment dat je live gaat en collega’s laat werken met de software, komen er toch altijd nog nieuwe dingen aan het licht die opgelost moeten worden. Daar mag TOPS in mijn ogen nog meer rekening mee houden.”

Hoe zie je de toekomst?
“Ik denk dat we samen binnen een jaar een mooi WMS-pakket hebben ontwikkeld voor middelgrote transportbedrijven. We moeten nu de laatste puntjes op de i zetten. We zijn bijvoorbeeld nog bezig om direct vanuit WMS te kunnen factureren. Maar ik heb er vertrouwen in dat we dat snel kunnen doen.