Hoe verhoog je als transportbedrijf je beladingsgraad?

Halflege ritten: een doorn in het oog van ieder transportbedrijf. En vaak het verschil tussen winst en verlies. Lees in dit artikel hoe je de beladingsgraad van je voertuigen verhoogt.

Veel transportbedrijven kennen hun klanten, routes en producten op hun duimpje. Als het wagenpark niet al te groot of gevarieerd is, kunnen ze met die kennis een prima planning maken. Naarmate je organisatie groeit, neemt ook de complexiteit toe waarmee je te maken hebt. Informatie over tarieven, materieel, chauffeurs, laad- en losadressen, wet- en regelgeving en prijsafspraken worden steeds belangrijker. Die informatie staat vaak opgeslagen in Excel of in diverse losse systemen. Of in het slechtste geval in het hoofd van je planners. In beide situaties geen houdbare situatie voor de lange termijn. En al helemaal niet geschikt om te zorgen voor een optimale belading van je voertuigen.

Complexe rekensom
Het berekenen van je beladingsgraad is van veel factoren afhankelijk.  Je moet kijken naar de maximale beladingsgraad: hoe vol krijg je je voertuig beladen? Dat hangt af allerlei variabelen. Bijvoorbeeld van de afmetingen van je lading, het gewicht en het volume. Kun je je lading stapelen of laten de eigenschappen dat niet toe?

Daarnaast heb je te maken met de gemiddelde beladingsgraad. Je kunt 50 km helemaal vol rijden, maar als je daarna 200 km 50% beladen rijdt en vervolgens 100 km leeg, dan is je gemiddelde beladingsgraad slechts 43%.

Stel dat je een spoedorder krijgt van een klant. Ze willen dat je morgen drie pallets vervoert. Daar kun je een extra chauffeur en voertuig voor inschakelen, maar dat is waarschijnlijk te kostbaar. Je weet echter dat er een aantal transporten ingepland zijn die langs je klant komen. Hoe weet je of er voldoende ruimte beschikbaar is op een transport? De beladingsgraad neemt misschien wel af gedurende een rit, maar passen de pallets ook op het transport wanneer jij dat in gedachten hebt? Hoeveel wegen de pallets? Zijn er pallets gestapeld? Welke andere goederen worden er vervoerd op het transport? Het zijn slechts enkele vragen die je moet stellen als je de beladingsgraad wilt berekenen.

Zo zie je maar: het is al zeer complex om van één transportopdracht de beladingsgraad te berekenen. Hoe doe je dat als je twintig voertuigen in de planning hebt staan?

Grafisch planbord
Een grafisch planbord stelt je in staat grip te krijgen op je beladingsgraad. Door je bedrijfsinformatie op één plek vast te leggen, kun je die informatie automatisch toepassen bij het inplannen van orders. Een grafisch planbord geeft snel overzicht over de transportplanning en welke orders nog niet gepland zijn. Uitzonderingen en knelpunten kunnen automatisch gesignaleerd worden. Zo kun je snel en eenvoudig de maximale en gemiddelde beladingsgraad van transporten berekenen op basis van tientallen variabelen. Dat levert vier voordelen op:

1. Op alle ritten is de maximale belading zichtbaar. Zo kun je opdrachten efficiënter indelen, met een zo hoog mogelijke beladingsgraad. Des te voller een voertuig, des te meer opbrengsten, des te hoger de marge!

2. Op iedere rit is het verloop van de beladingsgraad tijdens de rit zichtbaar. Na het laden of lossen van een opdracht zie je de nieuwe waarde. Hierdoor kun je makkelijk en snel bepalen of er nog ruimte is om een extra opdracht in te plannen, ook als je collega een rit heeft gepland. En als je met twee wagens rijdt en de beladingsgraad van beide voertuigen neemt in de loop van de dag af, kun je makkelijk zien of het haalbaar is om die twee ritten samen te voegen. Zo wordt de beschikbare ruimte op ritten in uitvoering volledig inzetbaar!

3. Door je beladingsgraad dagelijks, wekelijks en maandelijks te analyseren krijg je steeds meer inzichten om strategisch keuzes te onderbouwen. Op welke bestemmingen is de beladingsgraad beter of juist minder dan gemiddeld? Op welke dagen van de week is dit het geval? En hoe lucratief is die ene klant in Leeuwarden, als al je andere klanten in het zuiden van het land zitten? Misschien kun je gaan werken met daltarieven. Klanten aantrekken of juist afstoten. Je kunt gaan sturen op een betere beladingsgraad en daarmee een betere marge.

4. Zie je dat ritten je een te lage beladingsgraad opleveren? Overweeg dan om opdrachten door derden te laten afleveren. Een voorbeeld. Je hebt op dinsdagavond nog 10% belading in je vrachtwagen, die je pas op woensdagochtend kunt afleveren. Is het dan nog wel de moeite waard om te wachten tot je kunt lossen? Misschien ben je wel beter af als je die levering op dinsdagavond uitbesteedt aan een andere vervoerder en je zelf op woensdag je wagen direct weer opnieuw kunt beladen.

Geen onderbuikgevoel
Betrouwbare informatie en een goede en betrouwbare planning zijn cruciaal voor het berekenen van je beladingsgraad. Als je zicht hebt op alle variabelen en ondersteund wordt door slimme automatisering bij de planning, hoef je niet meer af te gaan op een onderbuikgevoel. Je ontdekt hoe je optimaal kunt beladen, je routes zo kort mogelijk houdt en zo min mogelijk lege kilometers maakt. Automatisering geeft je duidelijke antwoorden, waarmee je je beladingsgraad én je marges kunt verhogen.

Daarnaast hoef je met een grafisch planbord niet meer te leunen op de kennis van je planner(s), maar heeft ook de rest van het bedrijf inzicht in de planning en beladingsgraad. Als een planner bijvoorbeeld uitvalt, kunnen ook andere medewerkers (een deel) van de planning op zich nemen. Zo gaat het inplannen van orders veel sneller, maar ook met minder fouten. Dat betekent tijdswinst en minder stress voor medewerkers en bovendien een tevredener klant.