5 redenen om een grafisch planbord te gebruiken

Transportplanning is een complex vak. Planners moeten rekening houden met veel factoren, zoals klantwensen, prijsafspraken, beschikbaar materieel, restricties op bepaalde adressen en wet- en regelgeving. Vaak is de kennis daarover niet centraal vastgelegd of zit deze zelfs alleen in het hoofd van je planners. Met hun kennis en ervaring zijn zij in staat om orde te scheppen in deze grote hoeveelheid informatie.

Deze manier van werken maakt het echter lastig om in piekperiodes werk over te dragen aan collega-planners of om minder ervaren medewerkers op te leiden. Bij afwezigheid van planners kost het vaak veel tijd om alle benodigde informatie boven tafel te krijgen. En als die informatie wel beschikbaar is, ontbreekt het je vaak aan kennis van processen, regels en de samenhang van informatie om te kunnen plannen. Bovendien moeten planners steeds meer zaken sneller aan elkaar knopen. Het maken van de dagelijkse planning op een whiteboard of op papier wordt eigenlijk te ingewikkeld. Daardoor loop je het risico dat planners bepaalde informatie over het hoofd zien en fouten maken. Met als gevolg dat chauffeurs bijvoorbeeld op het verkeerde adres staan of niet de juiste goederen leveren aan klanten.

Betrouwbare informatie en een goede en betrouwbare planning zijn cruciaal voor je bedrijfscontinuïteit. Het helpt je te groeien, risico’s in te schatten en klanten beter te bedienen. Als je planner ziek is, wil je dat een collega het werk net zo snel en nauwkeurig kan uitvoeren. En iedereen in het bedrijf moet de status van orders in kunnen zien. Heeft een chauffeur oponthoud, dan wil je klanten daar op tijd van op de hoogte brengen.

Een grafisch planbord helpt je medewerkers om grip te krijgen op de complexiteit van transportplanning. Het helpt je om je planning en de informatie waarmee je werkt te verbeteren. Je legt informatie op één plek vast en past die automatisch toe bij het inplannen van orders. Met een grafisch planbord krijgt de planner automatisch alle ritinformatie waardoor eindeloos overtypen en doorbellen tot het verleden behoort. Zo houden je planners altijd overzicht over planningen en zien ze welke orders nog niet zijn gepland. In dit artikel laten we je vijf voordelen van een grafisch planbord zien.

1. Virtueel en gebruiksvriendelijk
De transportplanning van je bedrijf is een proces dat veel flexibiliteit vraagt. Orders, adressen of transporten kunnen op het laatste moment veranderen. Daar moet je als planner voortdurend op in kunnen spelen. Met een grafisch planbord beschik je over een virtuele weergave van alle informatie die je nodig hebt. Je bepaalt zelf welke informatie je wilt zien en op welke manier. Met drag-en-drop sleep je informatie moeiteloos over een planbord of op een geografische kaart. Je ziet in één oogopslag ritten, stops, vrachten en andere informatie. Je kunt zelf filteren op specifieke orders of andere details om de optimale weergave te bepalen. Met een klik zoom je in op details of toon je meerdere weergaven naast elkaar. En als de hoeveelheid werk groeit, laat het grafisch planbord je de juiste informatie op het juiste moment zien.

Vraagt een klant je om diezelfde dag nog een extra levering te doen in Utrecht? Dat is voor een planner met 20 vrachtwagens misschien nog te doen, maar dat wordt met 80 wagens een stuk lastiger. Met een grafisch planbord zie je direct welke vrachtwagens in de buurt zijn, welke orders zij nog moeten afwerken en hoeveel tijd zij nodig hebben om een extra lading af te leveren. Daarnaast kun je met een grafisch planbord dagen, weken of zelfs maanden vooruitplannen. Zo ben je in staat om op tijd te anticiperen op drukke periodes of vakanties.

“Als de hoeveelheid werk groeit, laat het grafisch planbord je de juiste informatie op het juiste moment zien.”

2. Kennis altijd tot je beschikking
Veel kennis zit in het hoofd van een planner, maar met een grafisch planbord is die kennis voor iedereen beschikbaar. Bijvoorbeeld als je moet weten hoe lang het duurt om van punt A naar punt B te komen. Een ervaren planner weet dat waarschijnlijk uit zijn hoofd, maar voor een onervaren medewerker is dat lastiger. Met een grafisch planbord reken je snel de reistijd uit, maar daar houdt het niet op. Net als een ervaren planner houdt het planbord automatisch rekening met onder andere het profiel van een voertuig (gemiddeld snelheid, gewicht) en de hoeveelheid goederen (moet een chauffeur alleen een pallet lossen of de hele trailer). Allemaal factoren die invloed hebben op de laad-, los- en reistijd. Bovendien signaleert een grafisch planbord het automatisch als je niet voldoet aan bepaalde voorwaarden. Denk bijvoorbeeld aan een laadklep of een ADR-uitrusting die je nodig hebt om bij sommige klanten te kunnen laden. Doordat je al deze kennis en informatie altijd tot je beschikking hebt, wordt plannen veel eenvoudiger.

Maar ook complexere taken worden eenvoudiger. Bijvoorbeeld als je wilt plannen vanuit verschillende perspectieven. Denk aan trailers, voertuigen of chauffeurs. Met een grafisch planbord zie je precies welke chauffeurs met welk voertuigen en trailers rijden. Kom je trailers tekort dan toont het planbord direct waar trailers zich bevinden en hoe lang ze beschikbaar zijn. Het planbord rekent bij iedere wijziging automatisch de rit door, waardoor de consequenties direct zichtbaar zijn. Je hoeft dit als planner niet allemaal zelf uit te zoeken.

3. Zicht op incidentele opdrachten
Incidenteel werk je met charters of derden om piekbelasting op te vangen of opdrachten uit te voeren buiten je eigen specialisme. Bijvoorbeeld als je alleen in de Benelux rijdt en een klant vraagt om iets in Duitsland af te leveren. Het totale proces van aanvraag tot uitvoering kun je volledig uitvoeren en bijhouden in een grafisch planbord. Zo maak je in een paar klikken een uitbesteding aan waarmee je de leverancier met een druk op de knop een duidelijke opdracht geeft met alle benodigde informatie.

4. Naadloze integratie
Bij veel bedrijven zijn de orderregistratie, planning, facturatie en andere processen niet met elkaar geïntegreerd. Daardoor moet je veel informatie talloze keren invoeren en verwerken in diverse systemen en spreadsheets. Dit kost niet alleen veel tijd, maar je loopt ook het risico dat informatie verkeerd wordt ingevoerd of zelfs ontbreekt. Het grafische planbord koppel je met alle systemen in je organisatie en dat maakt het proces eenvoudiger, sneller en minder foutgevoelig. Planners zien het direct als nieuwe orders binnenkomen en plannen die direct in. Vergeten van een order komt niet meer voor. Zodra de order afgeleverd is bij de klant en alle benodigde documentatie binnen is, geeft het grafische planbord een seintje dat je kunt factureren. Zo vergeet je nooit meer om een order te verwerken en te factureren. Bijkomend voordeel is dat je in het digitaal planbord alle informatie bij de hand hebt om klanten tijdig en juist te informeren, zonder dat je informatie uit verschillende systemen en spreadsheets moet halen.

“Op het grafisch planbord zie je direct waar chauffeurs zijn, welke orders zijn afgerond en of alle papieren in orde zijn.”

5. Betere communicatie met chauffeurs
Het grafisch planbord kan ook geïntegreerd worden met boordcomputers of een app voor chauffeurs. Je deelt met een druk op de knop alle informatie die een chauffeur nodig heeft. Je hoeft ze dus niet op pad te sturen met een hele papierwinkel en voorziet ze altijd van de juiste en actuele informatie. Zonder ze tijdens het rijden te storen! Bovendien kunnen chauffeurs je planners ook voorzien van alle informatie die ze nodig hebben. Via hun boordcomputer of mobiele applicatie delen ze hun locatie, tijd van aankomst, ondertekende documenten en andere informatie. Door de koppeling zie je direct op het grafisch planbord waar chauffeurs zijn, welke orders zijn afgerond en of alle papieren in orde zijn.

Heeft een chauffeur geen app of boordcomputer om mee te integreren? Dan druk je in een paar tellen een gedetailleerd rapport af met daarin alle benodigde informatie. Je bent zelf flexibel om te bepalen welke informatie je wel of niet wilt delen.

Van planner naar interne adviseur
Een grafisch planbord maakt het mogelijk uitzonderingen en knelpunten veel sneller en eenvoudiger te signaleren. Zo stel je zelfs minder ervaren medewerkers in staat om (een deel van) de planning te doen. Het resultaat is dat je sneller kunt plannen en minder fouten maakt. En daarmee boek je tijdwinst, neem je veel stress weg bij planners en houd je klanten tevreden.

Wordt de planner daarmee overbodig? Nee! Je planner kan belangrijke vragen beter beantwoorden en zo de resultaten van je bedrijf verbeteren. Waarom leveren sommige klanten minder marge op? Hoe optimaliseren we de beladingsgraad? Hoe kunnen we duurzamer rijden om onze kosten per kilometer te verlagen? Met alle informatie in één grafisch planbord, kan je planner gedetailleerde analyses maken. Denk aan omzet- en kostenallocaties per land, regio, klant, opdracht, rit, voertuig of chauffeur. Op basis daarvan kan hij je adviseren hoe je efficiënter, sneller en eenvoudiger kunt opereren om de concurrentie een stap voor te blijven.