Waarom het digitale transportbedrijf klanten wél blij maakt

Met pen en papier, Excel, traditionele systemen en hard werken red je het als transportbedrijf eigenlijk niet langer. Planningen worden steeds ingewikkelder en klanten steeds veeleisender. Om relevant te blijven in de transportbranche, ontkom je er eigenlijk niet meer aan om te investeren in ICT-oplossingen. Slim digitaliseren zorgt voor de mogelijkheid om sneller, efficiënter en klantvriendelijker te werken, je kunt hierbij denken aan grafische planborden, digitale vrachtbrieven en automatische uitwisseling van gegevens met klanten en leveranciers.

Als transportbedrijf wil je je klant graag tegemoetkomen wanneer het aankomt op speciale verzoeken, ook al liggen de eisen steeds hoger. Met Excel of met de hand wordt dit echter steeds lastiger: planningen worden steeds onoverzichtelijker, losse notities zijn onbegrijpelijk of verdwijnen, met als gevolg dat klanten worden teleurgesteld en naar de concurrent stappen. Slimme software maakt je flexibeler en geeft je de mogelijkheid om ingewikkelde- of last-minute verzoeken aan te nemen en zo te voorkomen dat je je klant verliest. In dit artikel laten we je aan de hand van drie situaties zien hoe slimme digitalisering ervoor kan zorgen dat je flexibel om kan gaan met de wensen van klanten. Door hierin te investeren en zo die extra verwachting van je klant te realiseren, heb je net dat streepje voor op je concurrent.

De verloren post-it

Orders van klanten zijn vaak behoorlijk ingewikkeld of specifiek. Zo kunnen bepaalde leveradressen uitsluitend bereikbaar zijn met kleine voertuigen of tussen bepaalde tijden, heb je op sommige plekken andere laad-/losfaciliteiten tot je beschikking dan op andere en moet je je soms eerst aanmelden voordat je überhaupt kunt leveren. Belangrijke informatie voor de planner en chauffeur! Door dit soort informatie vast te leggen in een ICT-systeem dat iedereen kan raadplegen, ondervang je het probleem dat veel bedrijven van dichtbij kennen: dat ene bericht is niet meer terug te vinden in Whatsapp of, nog erger, die post-it bleef niet plakken.

Bovendien kun je het orderplaatsingsproces zo aanpassen, dat klanten ze zelf aanleveren door middel van een digitale portal, bijvoorbeeld een simpele website. Het voordeel hiervan is dat alle opdrachten op dezelfde manier ingevoerd worden, er geen informatie mist en alle speciale verzoeken onder de naam van de klant komen te hangen. Voor alle betrokkenen bij leveringsproces zijn de instructies op dezelfde manier duidelijk inzichtelijk, zowel bij het inladen als bij het afleveren. Daarnaast blijven deze verzoeken en opmerkingen gekoppeld aan de klant. Bij een volgende levering is dan ook nog steeds duidelijk dat het adres bijvoorbeeld alleen na werktijd bereikbaar is, of dat je er niet met een vrachtwagen kunt komen, maar met een bakwagen weer wel. Cruciale fouten kunnen zo voorkomen worden.

Kortere levertijden

De eisen van klanten met betrekking tot levertijden komen steeds hoger te liggen. Ze verwachten kortere levertijden en plaatsen hun order steeds korter van tevoren. Als transportbedrijf heb je je maar aan te passen, want als jij dit soort last-minute orders niet in kunt plannen, kan de concurrent dat wél. Als goederen verschillende condities van transport nodig hebben, wordt het nog complexer. Het verschil tussen bevroren en gekoelde goederen klinkt misschien niet heel groot, maar een foutje hiermee kan funest zijn voor een lading bloemen of etenswaren. Een grafisch planbord is onmisbaar. Zo’n planbord geeft je realtime inzicht in de voertuigen die rondrijden en hoe vol ze zitten, zodat je in één oogopslag kunt zien waar er nog plek vrij is. Bovendien neemt zo’n bord het rekenwerk voor je uit handen. Zo houdt het bijvoorbeeld rekening met alle regels, de rijtijd van de chauffeur of laad- en losfaciliteiten bij de klant, tijdens het berekenen van de optimale planning. Zo’n planbord helpt je om een hogere beladingsgraad te realiseren, makkelijker ad hoc-orders in te plannen en levertijden te verkorten.

Informatievoorziening

Als transportbedrijf ben je dagelijks veel tijd kwijt aan het beantwoorden van vragen van je klanten en het samenstellen van specifieke rapportages voor iedere klant, omdat veel informatie verspreid is door het bedrijf, soms in hoofden van mensen zit en veel moet worden overgetypt in Excel. Hoe mooi zou het zijn als je met een druk op de knop over de juiste en meest actuele informatie beschikt en je eenvoudig en snel rapportages kunt samenstellen en aanpassen. Met een Transportmanagementsysteem kun je alle informatie over klanten, orders en facturen, vrachtbrieven en planningen op één plek terugvinden. Wanneer een klant belt met vragen over zijn order, kun je direct aangeven dat zijn order onderweg is en de chauffeur op schema ligt. Vraagt een klant om een specifieke rapportage van al zijn orders van de afgelopen maand? Binnen een paar minuten heb je die bij elkaar geklikt. Zelfs wanneer een planner ziek of afwezig is, kun je zonder moeite alle documenten, details en afspraken met klanten snel terugvinden. Dit levert jou niet alleen een tijdsbesparing op, maar omdat jij je klanten adequaat van informatie voorziet, ook een tevreden klant.

Van losse tools naar een overall oplossing

Voor alle problemen bestaan losse IT-oplossingen, dat geldt voor het aannemen van orders, het opstellen van facturen, de communicatie met je chauffeurs en het plannen van je ritten. Deze tools kunnen je natuurlijk een heel eind verder helpen, maar kunnen er ook voor zorgen dat je het overzicht kwijtraakt, informatie niet terug kunt vinden en dat je dubbel werk doet. Door te investeren in een geïntegreerd TMS-systeem dat jou en je bedrijf op alle vlakken kan ondersteunen, hoef je informatie maar één keer vast te leggen en zorg je er ook voor dat je voorbereid bent op ontwikkelingen in de toekomst.